Pasos para elaborar y enviar una Solicitud de Servicio de TI
📌Paso 1: Revisión del Catálogo de Servicios
Antes de iniciar tu solicitud, te recomendamos consultar el Catálogo de Soluciones y Sistemas Implementados por TI, disponible en nuestro sitio web: https://ti.ups.edu.ec/catalogo-ti
El catálogo te ayudará a verificar si el servicio que necesitas ya se encuentra disponible y sus características.
📌Paso 2: Descarga del Formulario Oficial
Accede al sitio web oficial de Tecnologías de la Información:
🌐 https://ti.ups.edu.ec
Desde allí:
- Pulsa el menú “Descargas y Formularios”.
- Descarga el archivo TI-REG-001 – Formulario de Solicitud de Servicio de TI.
- Asegúrate de utilizar siempre la versión vigente del formulario. Esta versión está permanentemente disponible en el sitio web y es comunicada oportunamente a nuestros clientes cuando es actualizado.
📌Paso 3: Llenado del formulario
Completa todos los campos requeridos con atención a los siguientes detalles:
| Campo | Instrucciones de llenado |
| Asunto | Título breve de lo solicitado. Ejemplo: “Implementación de una red LAN para laboratorio X”. |
| Fecha de la solicitud | Coloca la fecha del día en que envías la solicitud. |
| Prioridad sugerida | Selecciona una entre: Alta y Estándar, según el nivel de criticidad para la continuidad de las operaciones institucionales. |
| Descripción detallada del servicio requerido | En este campo, por favor detalle qué necesita y por qué lo está solicitando. Asegúrese de incluir los siguientes aspectos: · Objetivo institucional: Explique brevemente cuál es el propósito general de la solicitud y cómo esta se relaciona con una necesidad, meta o función propia de su unidad o de la Universidad. Por ejemplo, puede tratarse de mejorar un proceso académico, automatizar un trámite administrativo o facilitar el acceso a la información institucional. · Antecedentes: Describa si esta solicitud responde a una situación previa, a un problema recurrente, o a un requerimiento identificado en otra actividad. Esto ayuda a entender el contexto del pedido. · Áreas impactadas: Indique qué unidades, departamentos, procesos o personas se verán beneficiadas o afectadas por la implementación del servicio solicitado. Si aplica a toda la Universidad, menciónelo también. · Ventajas o Beneficios: Señale las ventajas y beneficios que espera obtener con la implementación del servicio. Por ejemplo: que se permita acceso en línea a cierta información o que se elimine un paso manual en un proceso, etc. · Otra información relevante: Incluya cualquier detalle adicional que facilite la comprensión técnica del requerimiento por parte del equipo de Tecnologías de la Información. Esto puede abarcar aspectos como restricciones técnicas conocidas, referencias a solicitudes anteriores, plazos estimados para la implementación, ejemplos ilustrativos, autorizaciones institucionales u otros elementos que complementen la solicitud. Si dispone de documentación formal que respalde o contextualice el requerimiento, puede adjuntarla para fortalecer el análisis técnico. Entre los documentos que podrían ser de utilidad se incluyen: – Estudios de factibilidad – Análisis de costo-beneficio. – Flujogramas de procesos, manuales o instructivos institucionales. – Informes técnicos, actas u otros respaldos relevantes. Aunque el envío de estos documentos no es obligatorio, su inclusión contribuye significativamente a una evaluación más completa del alcance, la justificación y el impacto institucional de la solicitud. |
| Nombre completo del solicitante | Responsable departamental autorizado para realizar la solicitud. |
| Unidad / Departamento del solicitante | Coloca el nombre del departamento de la UPS. |
| Cargo del solicitante | Coloca el cargo del solicitante |
| Usuario de contacto | Persona que dará seguimiento a la solicitud. |
| Correo electrónico del usuario de contacto | Correo electrónico del usuario de contacto para garantizar la comunicación. |
| Teléfonos del usuario de contacto | Número de teléfono del usuario de contacto para garantizar la comunicación. |
| Adjuntos | Listar los documentos que se adjuntarán y que justifican o sustentan la solicitud. |
📌Paso 4: Formalización de la Solicitud
Al firmar y remitir la solicitud, el solicitante declara que:
- La información es verídica, completa y relevante.
- La solicitud responde a una necesidad institucional.
- Está disponible para atender aclaraciones y colaboraciones necesarias.
📌Paso 5: Envío de la Solicitud
- Envía el formulario y sus adjuntos al correo:
📧 stti@ups.edu.ec
Importante:
- Para garantizar una gestión adecuada, le recordamos que las solicitudes de servicio deben enviarse exclusivamente desde su correo institucional, utilizando el formulario oficial TI-REG-001 en formato digital. Este formulario está disponible en el sitio web de Tecnologías de la Información https://ti.ups.edu.ec
- Con el fin de asegurar la trazabilidad y el correcto seguimiento de su requerimiento, no se podrán atender solicitudes realizadas por otros medios como llamadas telefónicas, mensajes verbales o entregas físicas.
- Toda la comunicación relacionada con su solicitud, incluyendo confirmaciones, notificaciones de aceptación y seguimiento, se realizará únicamente a través del correo institucional que haya sido registrado en el formulario. Esto nos permite mantener una atención ordenada y segura.