Pasos para elaborar y enviar una Solicitud de Servicio de TI

📌Paso 1: Revisión del Catálogo de Servicios

Antes de iniciar tu solicitud, consulta el Catálogo de Soluciones de TI. Te ayudará a verificar si el servicio que necesitas ya está disponible y sus características.  

📌Paso 2: Descarga del Formulario Oficial

Accede al sitio web oficial de Tecnologías de la Información: 🌐 https://ti.ups.edu.ec Desde allí:
  • Pulsa el menú “Descargas y Formularios”.
  • Descarga el archivo TI-REG-001 – Formulario de Solicitud de Servicio de TI.
  • Asegúrate de utilizar siempre la versión vigente del formulario. Esta versión está permanentemente disponible en el sitio web y es comunicada oportunamente a nuestros clientes cuando es actualizado.

📌Paso 3: Llenado del formulario

Completa todos los campos requeridos con atención a los siguientes detalles:
1. Datos Generales
Asunto Título breve, de máximo dos líneas, que resuma lo solicitado y permita identificar la solicitud rápidamente.
Por ejemplo: “Implementación de una red LAN para laboratorio X”.
Fecha de la solicitud Coloque la fecha en la que se remite la solicitud, en formato: dd/MM/yyyy
Prioridad sugerida Seleccione entre: Estándar o Alta, según el nivel de criticidad para la continuidad de las operaciones institucionales.
2. Descripción detallada del servicio requerido
En este campo, por favor detalle qué necesita y por qué lo está solicitando. Asegúrese de incluir los siguientes aspectos:
  • Objetivo institucional:Explique brevemente cuál es el propósito general de la solicitud y cómo esta se relaciona con una necesidad, meta o función propia de su unidad o de la Universidad. Por ejemplo, puede tratarse de mejorar un proceso académico, automatizar un trámite administrativo o facilitar el acceso a la información institucional.
  • Antecedentes:Describa si esta solicitud responde a una situación previa, a un problema recurrente, o a un requerimiento identificado en otra actividad. Esto ayuda a entender el contexto del pedido.
  • Áreas impactadas:Indique qué unidades, departamentos, procesos o personas se verán beneficiadas o afectadas por la implementación del servicio solicitado. Si aplica a toda la Universidad, menciónelo también.
  • Ventajas o beneficios:Señale las ventajas y beneficios que espera obtener con la implementación del servicio. Por ejemplo: que se permita acceso en línea a cierta información o que se elimine un paso manual en un proceso, etc.
  • Otra información relevante:Incluya cualquier detalle adicional que facilite la comprensión técnica del requerimiento por parte del equipo de Tecnologías de la Información. Esto puede abarcar aspectos como restricciones técnicas conocidas, referencias a solicitudes anteriores, plazos estimados para la implementación, ejemplos ilustrativos, autorizaciones institucionales u otros elementos que complementen la solicitud.
📎 Documentos recomendados: Si dispone de documentación formal que respalde o contextualice el requerimiento, puede adjuntarla para fortalecer el análisis técnico. Entre los documentos que podrían ser de utilidad se recomiendan:
  • Estudios de factibilidad
  • Análisis de costo-beneficio
  • Flujogramas de procesos, manuales o instructivos institucionales
  • Informes técnicos, actas u otros respaldos relevantes.
Aunque el envío de estos documentos no es obligatorio, su inclusión contribuye significativamente a una evaluación más completa del alcance, la justificación y el impacto institucional de la solicitud.
3. Normativa Aplicable
En esta sección debe indicar si el servicio solicitado debe cumplir con alguna normativa o reglamento, ya sea institucional, nacional o internacional. Es obligatorio escribir el nombre completo de cada normativa aplicable.
Por ejemplo:
  • Ley Orgánica de Protección de Datos Personales
  • Política de Seguridad de la Información (UPS)
  • Proceso CM-GAC-GRA-0001: Validación de la lengua extranjera para carreras de tercer nivel. Aprobado mediante Resolución No. 226-09-2022-10-19 del Consejo Superior.
4. Detalle de Adjuntos
En este campo puede listar los documentos, imágenes, capturas de pantalla, autorizaciones u otros archivos que se adjuntan a la solicitud y que sirven como respaldo o referencia para su análisis.
5. Datos del Solicitante
Nombre completo Responsable departamental autorizado para realizar la solicitud.
Departamento / Unidad Nombre del departamento de la UPS.
Cargo Cargo del solicitante.
6. Datos del usuario de contacto
Nombre completo Nombre completo de la persona que dará seguimiento a la solicitud.
Correo electrónico Correo electrónico de la persona que dará seguimiento a la solicitud.
Teléfono Número de teléfono del usuario de contacto para garantizar la comunicación.

📌Paso 4: Formalización de la Solicitud

Al firmar y remitir la solicitud, el solicitante declara que:
  • La información es verídica, completa y relevante.
  • La solicitud responde a una necesidad institucional.
  • Está disponible para atender aclaraciones y colaboraciones necesarias.
 

📌Paso 5: Envío de la Solicitud

  • Envía el formulario y sus adjuntos al correo: 📧 stti@ups.edu.ec
  Importante:
  • Para garantizar una gestión adecuada, le recordamos que las solicitudes de servicio deben enviarse exclusivamente desde su correo institucional, utilizando el formulario oficial TI-REG-001 en formato digital. Este formulario está disponible en el sitio web de Tecnologías de la Información https://ti.ups.edu.ec
  • Con el fin de asegurar la trazabilidad y el correcto seguimiento de su requerimiento, no se podrán atender solicitudes realizadas por otros medios como llamadas telefónicas, mensajes verbales o entregas físicas.
  • Toda la comunicación relacionada con su solicitud, incluyendo confirmaciones, notificaciones de aceptación y seguimiento, se realizará únicamente a través del correo institucional que haya sido registrado en el formulario. Esto nos permite mantener una atención ordenada y segura.